Abrechnungsunterlagen wie Nettolohnausweise und L16 (Jahreslohnzettel) können den Dienstnehmern auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Dienstnehmer erhalten Zugangsdaten für das sog. Selfservicecockpit, in dem sie Ihre Abrechnungen einsehen, downloaden oder ausdrucken können.
In der nachstehenden Dokumentation wird Schritt für Schritt erläutert, welche Einstellungen für ein funktionierendes Selfservicecockpit bereits im Lohnprogramm vorgenommen werden müssen. Weiters wird beschrieben, wie die Reports vom Lohnverrechner zu generieren sind, damit sie später vom Dienstnehmer eingesehen werden können.
Nettolohnausweise für das Selfservicecockpit werden nur für jene Dienstnehmer erzeugt, bei denen das Attribut 'Nettolohnausweis f. Selfservice erzeugen' auf J gesetzt ist. Diese Einstellung kann bereits am Unternehmen eingestellt werden, damit alle neu angelegten Dienstnehmer automatisch auf J stehen. Wird das Selfservicecockpit nachträglich in Betrieb genommen, sind zuerst die Attribute auf J zu stellen, bevor der Report gestartet wird.
Damit die Zugangsdaten der Dienstnehmer zum Selfservice automatisch generiert werden können, müssen in der gleichnamigen Registerkarte Mitarbeiterdaten erzeugt werden.
Dienstnehmer, die noch keine Mitarbeiterdaten haben werden beim Aufruf dieser Registerkarte automatisch angehakt (Checkbox ist aktiviert). Klicken Sie zum Erzeugen der Mitarbeiterdaten auf die Schaltfläche mit dem grünen +. Es öffnet sich anschließend ein Fenster, in dem die tägliche Normalarbeitszeit der Dienstnehmer eingetragen werden kann. Dies ist aber für das Selfservicecockpit nicht erforderlich. Sie können somit dieses Fenster mittels F12 oder der Schaltfläche 'ausführen' bestätigen.
Sind die Mitarbeiterdaten erzeugt, so können hier die Zugangsdaten der Dienstnehmer zum Selfservice abgefragt werden. Markieren Sie den gewünschten Mitarbeiter und klicken Sie danach auf die Schaltfläche 'Selfservice-Login-Informationen anzeigen' (blaues i). Es wird Firmenpasswort, User und Userpasswort am Bildschirm angezeigt.
Um die Nettolohnausweise im Selfservicecockpit zur Verfügung stellen zu können, werden zunächst die Parameter für den Ausdruck wie gewohnt befüllt. Bevor der Report gestartet wird, ist die Checkbox 'Burst' im unteren Block zu aktivieren.
Nach klicken auf die Schaltfläche 'aktualisieren' werden bei 'Ordnerstruktur Lohn' alle Dienstnehmer nach Nummer aufsteigend sortiert angezeigt. Klicken Sie auf das + vor der Dienstnehmernummer und danach auf das + bei 'Lohnverrechnung' um weitere Details zu sehen. Durch Markieren des Eintrags 'Lohnzettel' werden im rechten Block alle zum Dienstnehmer gehörigen, bereits veröffentlichten Nettolohnausweise angezeigt. Ein Klick auf 'Diverse' zeigt alle bereits veröffentlichten L16 an.
Angezeigt werden folgende Informationen pro Report:
Dokument: Hier sehen Sie die Abrechnungsperiode, für die der L16 bzw. Nettolohnausweis gilt.
Erstellt am: Datum, an dem der Report gestartet wurde.
Erstellt von: Anwender, der den Report erzeugt hat.
Freigabe am: Datum, an dem die Dokumente veröffentlicht wurden.
Checkbox 'Freigabe': diese Checkbox ist aktiviert, wenn der Lauf abgeschlossen und die Dokumente somit veröffentlicht wurden.
Checkbox 'Benachrichtigungsmail versandt': diese Checkbox wird aktiviert, wenn für diesen Nettolohnausweis eine Benachrichtigung an den Dienstnehmer verschickt wurde.
Button 'Dokument anzeigen': durch Anklicken dieser Schaltfläche wird der zugehörige Report am Bildschirm angezeigt.
Werden für einen Zeitraum mehrere Reports gestartet und auch veröffentlicht, so ist für den Dienstnehmer im Selfservicecockpit immer nur der zuletzt veröffentlichte sichtbar. Reports, die im Selfservicecockpit nicht angezeigt werden, sind in diesem Block grau und kursiv dargestellt.
Hier werden alle für das Selfservice gestarteten Reports angezeigt. Die Auswertungen können vor und nach der Veröffentlichung angesehen werden. Im linken Block werden die erstellten Reports angezeigt. Bei jedem Druck der Nettolohnausweise mit Einstellung 'Burst' wird hier ein Eintrag (Lauf) erstellt – auch wenn mehrere Dienstnehmer enthalten sind. Um zu kontrollieren, welche Dienstnehmer in einem Lauf enthalten sind, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Dokument anzeigen' neben dem Erstellungsdatum.
Für die Veröffentlichung gehen Sie wie folgt vor:
Anklicken der Schaltfläche mit dem blauen Häkchen – es wird ein Lauf erzeugt und im rechten Block angezeigt.
Danach anklicken der Schaltfläche 'Lauf abschließen' (blaues Hakerl unter dem rechten Block). Es öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem angezeigt wird, wie viele Dateien (Nettolohnausweise) veröffentlicht wurden.
Die Schaltfläche 'Lauf erzeugen' ändert sich nach der Veröffentlichung zu 'Druckdokument für alle Dienstnehmer ohne Selfservice erzeugen'. Mit Hilfe dieses Buttons können die Reports gestartet werden, für all jene Dienstnehmer, die keinen elektronischen Nettolohnausweis erhalten.
Durch betätigen der Funktionstaste F11 werden alle Dienstnehmer angezeigt. Erfassen Sie pro Mitarbeiter der benachrichtigt werden soll seine Email-Adresse und aktivieren Sie die Checkbox 'B'.
In dieser Registerkarte können Vorlagen für die Emails an die Dienstnehmer definiert werden. Wählen Sie zuerst aus, für welchen Report eine Vorlage erstellt werden soll. Hierfür öffnen Sie die Werteliste im Feld 'Dokument'. Wählen Sie z. B. 'Nettolohnausweis'. Alle danach erfassten Daten sind für die Vorlage zur Benachrichtigung, wenn ein Nettolohnausweis veröffentlicht wird.
Weiters muss eine Absenderadresse erfasst werden und der Betreff der im Email verwendet werden soll.
Anschließend wird der Text der Nachricht erfasst. Hierfür gibt es zwei Varianten.
Text/plain: Hier wird der Text eingegeben, wenn Sie Nachrichten mit Format 'Nur-Text' verfassen.
Text/html: In diesem Feld wird der Vorlagentext erfasst, wenn Sie Nachrichten in Html-Format versenden.
Welche Einstellung auf Ihrem PC vorgenommen wurde finden Sie im Outlook unter Extras/Optionen in der Registerkarte 'E-Mail-Format' – 'Format für ausgehende E-Mail und erweiterte Einstellungen festlegen'.
Bei Verfassen in Html-Format können Sie die Nachricht zunächst in Ihrem Mailprogramm in einer neuen Nachricht definieren. Danach klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text und wählen die Option 'Quelltext anzeigen'. Die Nachricht öffnet sich im Html-Format in einem Editor. Kopieren Sie diesen Text zur Gänze und fügen ihn in der Dokumente-Veröffentlichung ins Feld 'Text/html' ein.
Mit Hilfe von Variablen können Sie den Dienstnehmern weitere Detailinformationen zur Abrechnung, die veröffentlicht wurde, mitteilen. Z. B. seine Dienstnehmernummer, mit der er ins Selfservicecockpit einsteigen kann, oder den Monat für den der Nettolohnausweis veröffentlicht wurde. Um zu sehen, welche Variablen im System zur Verfügung stehen klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche rechts oben. Im sich öffnenden Fenster finden Sie alle Variablen aufgelistet. In der Spalte 'Variable' wird angezeigt, welchen Wert Sie in eckige Klammern gesetzt, in Ihrem Text angeben müssen. Das Feld 'Inhalt' zeigt an, welche Information bei dieser Variable aus der Datenbank geholt wird. Im Feld 'Muster' sehen Sie das zugehörige Endergebnis, welches im Mail des Dienstnehmers enthalten sein wird.
Dienstnehmercockpit: Dienstnehmerattribut 'für diesen DN Nettolohnausweis f. Selfservice erzeugen' auf J stellen.
Dienstnehmercockpit: Mitarbeiterdaten erzeugen. Zugangsdaten an den Dienstnehmer weiter leiten.
Dokumente-Veröffentlichung/Benachrichtigung: Textvorlage für Email-Benachrichtigung definieren.
Dokumente-Veröffentlichung/Stammdaten: Mailadressen der Dienstnehmer hinterlegen und Checkbox aktivieren.
Nettolohnausweise starten mit Parameter 'Burst'.
Dokumente-Veröffentlichung: Lauf erzeugen.
Lauf abschließen
Benachrichtigungsmail versenden
ev. Nachdruck aller Dienstnehmer ohne Selfservice